Datenschutzerklärung

für die Internetseiten und die Kundenverwaltung der format plus | digital und ihrer Marke Omnio Sport

1. Das Wichtigste in Kürze

• Unsere Seiten setzen keine Cookies und kein Tracking ein. Schriften und Programmteile liegen auf unseren eigenen Servern. Fragebögen und Formulare merken sich Ihre Eingaben nur, solange der Tab geöffnet ist.
• Die Seiten liegen bei Netlify, Inc. in den USA. Beim Aufruf verarbeitet Netlify technisch notwendige Zugriffsdaten.
• Fragen an unseren Chat-Assistenten Karl Ignaz gehen an Anthropic. Wir speichern den Chat nicht.
• WhatsApp, Terminbuchung und Bewertungsportale sind nur verlinkt. Daten fließen dorthin erst, wenn Sie den Link nutzen.
• Bitten Sie uns um ein Angebot oder einen Vergleich, geben wir die dafür nötigen Angaben an die Versicherer weiter, bei denen wir für Sie anfragen.
• Was Sie auf unserer Kundenservice-Seite absenden oder unterschreiben, speichern wir in unserem Microsoft-365-Speicher. Beim Unterschreiben und Absenden halten wir Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis fest.
• Wenn Sie unser Kunde oder Interessent sind, führen wir Ihre Daten in einer digitalen Kundenverwaltung (Abschnitt 13). Dort sind Ihre Angaben für Daniel Haydn und seine Mitarbeiter im Büro sichtbar, auch Bankverbindung, Ausweis-, Führerschein- und Steuernummer, soweit wir sie für Ihre Verträge brauchen.
• In dieser Kundenverwaltung setzen wir künstliche Intelligenz ein (Abschnitt 14). Jedes Ergebnis prüfen wir selbst. Ausweis-, Führerschein- und Steuernummern gehen an die KI nur in dem Fall, der in Abschnitt 14 beschrieben ist.

Für Kunden, die uns mit der Beratung und Betreuung ihrer Versicherungen beauftragen, gilt zusätzlich unsere Datenschutzinformation für Kunden (PDF).

2. Verantwortlicher

format plus | digital, Inhaber Daniel Haydn, Dr.-Karl-Wild-Straße 7, 94474 Vilshofen an der Donau, Telefon 08543 8209476, E-Mail daniel@formatplus.digital.

Omnio Sport ist eine Geschäftsbezeichnung der format plus | digital. Diese Erklärung gilt für alle Seiten unter formatplus.digital und omnio-sport.de einschließlich ihrer Subdomains und für unsere Kundenverwaltung.

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Ihr Ansprechpartner für den Datenschutz ist Daniel Haydn.

3. Hosting und Zugriffsdaten

Unsere Seiten liegen bei der Netlify, Inc., 101 2nd Street, San Francisco, CA 94105, USA. Netlify liefert die Seiten über ein weltweites Servernetz aus. Bei jedem Aufruf verarbeitet Netlify Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, die zuvor besuchte Seite sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten braucht Netlify, um die Seite auszuliefern, Störungen zu beheben und Angriffe abzuwehren. Netlify speichert sie nur so lange, wie es dafür erforderlich ist.

Mit Netlify besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Netlify ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung in die USA stützt sich auf diesen Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) und zusätzlich auf EU-Standardvertragsklauseln.

Unsere Domains verwalten wir bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Liegt eine Seite auf Webspace von STRATO, verarbeitet STRATO die Zugriffsdaten auf Servern in Deutschland, ebenfalls als Auftragsverarbeiter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unserer Seiten. Die Übertragung ist per TLS verschlüsselt.

4. Cookies, Tracking und Schriften

Unsere Seiten setzen keine Cookies. Wir nutzen keine Analyse- oder Werbewerkzeuge und kein Tracking.

Füllen Sie auf einer unserer Seiten einen Fragebogen oder ein Formular aus, merkt sich Ihr Browser Ihre Eingaben im Sitzungsspeicher (sessionStorage), solange der Tab geöffnet ist. So geht beim Neuladen oder beim Wechsel zwischen unseren Seiten nichts verloren. Die Angaben verlassen Ihr Gerät dabei nicht und werden gelöscht, sobald Sie den Tab schließen; mit „Neu beginnen“ löschen Sie Ihre Eingaben sofort. Fotos, Dateien und Unterschriften werden nicht im Sitzungsspeicher abgelegt. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Fragebogen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligungsabfrage ist deshalb nicht nötig.

Schriften und Programmteile laden wir ausschließlich von unseren eigenen Servern. Beim Aufruf entsteht keine Verbindung zu Google oder anderen Anbietern von Schriften.

Setzen wir auf einer Seite künftig Dienste ein, die Cookies setzen oder Daten an Dritte übertragen, fragen wir vorher Ihre Einwilligung ab und ergänzen diese Erklärung.

5. Chat-Assistent Karl Ignaz

Auf unseren Themenseiten und auf der Kundenservice-Seite beantwortet Karl Ignaz allgemeine Fragen. Karl ist ein KI-Assistent und kein Mensch. Er berät nicht, trifft keine Entscheidungen und nennt Beiträge nur als unverbindliche Anhaltsquotierung.

Stellen Sie eine Frage, übermittelt Ihr Browser den Chatverlauf an unseren Server bei Netlify. Von dort geht er an Claude, einen Dienst der Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, der die Antwort erzeugt. Wir speichern den Chat nicht; er endet mit dem Neuladen oder Schließen der Seite. Zum Schutz vor Missbrauch zählt unser Server kurzzeitig, wie viele Anfragen von einer IP-Adresse kommen; diese Angabe wird nicht dauerhaft gespeichert.

Anthropic verarbeitet die Eingaben in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO, überwiegend auf Servern in den USA. Die Übermittlung ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Anthropic verwendet die Eingaben nicht zum Training und löscht sie in der Regel nach 30 Tagen; nur Inhalte, die gegen die Nutzungsrichtlinien verstoßen, darf Anthropic länger aufbewahren.

Bitte geben Sie im Chat keine Gesundheitsdaten, Vertragsnummern, Bankdaten oder anderen sensiblen Angaben ein. Für Ihren Einzelfall nutzen Sie bitte WhatsApp, E-Mail oder einen Termin.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der schnellen Beantwortung allgemeiner Fragen. Bei Fragen zu einem möglichen Vertrag gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Kontakt per E-Mail, WhatsApp und Kontaktformular

Schreiben Sie uns eine E-Mail, verarbeiten wir Ihre Angaben mit Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland, als Auftragsverarbeiter innerhalb der EU.

Im Kontaktformular auf unseren Seiten entscheiden Sie selbst, wie Ihre Nachricht zu uns kommt: per WhatsApp, mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm oder direkt über die Seite. Beim direkten Abschicken überträgt Ihr Browser Ihre Angaben verschlüsselt an unseren Server bei Netlify (Abschnitt 3). Von dort gehen sie ohne Zwischenspeicherung als E-Mail über unser Postfach bei der STRATO GmbH (Abschnitt 3) an uns. Auf der Website selbst wird nichts gespeichert.

Die WhatsApp-Knöpfe sind einfache Links. Die WhatsApp-Schnellanfrage stellt aus Ihren Angaben einen Nachrichtentext zusammen; dieser Text bleibt in Ihrem Browser, bis Sie selbst auf „Senden“ tippen. Erst dann öffnet sich WhatsApp und Sie entscheiden, ob Sie die Nachricht abschicken. WhatsApp wird von der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, betrieben, die Verbindungsdaten in eigener Verantwortung verarbeitet und Daten auch an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermitteln kann (EU-U.S. Data Privacy Framework). Nachrichten an uns bearbeiten wir mit Unterstützung eines Dienstleisters, der in unserem Auftrag tätig ist. Bitte senden Sie uns keine ärztlichen Unterlagen per WhatsApp.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anfragen ohne Vertragsschluss löschen wir drei Jahre nach dem letzten Kontakt.

7. Anfrage für ein Angebot oder einen Vergleich

Bitten Sie uns um ein Angebot oder einen Vergleich, zum Beispiel über einen Fragebogen auf unseren Seiten, per WhatsApp oder per E-Mail, geben wir die dafür nötigen Angaben an die Versicherer weiter, bei denen wir für Sie anfragen. Das sind zum Beispiel Angaben zu Ihrem Betrieb, die Zahl der Mitarbeiter, die gewünschten Bausteine sowie Angaben zu Vorversicherung und Vorschäden. Die Versicherer verarbeiten diese Angaben, um ein Angebot zu erstellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Anfrage drei Jahre nach dem letzten Kontakt.

8. Terminbuchung mit Calendly

Die Knöpfe für Telefontermin und Online-Beratung führen zu Calendly, einem Dienst der Calendly LLC, 115 E Main St., Ste A1B, Buford, GA 30518, USA. Auf unseren Seiten ist Calendly nicht eingebunden; Daten fließen erst, wenn Sie den Link öffnen. Buchen Sie einen Termin, verarbeitet Calendly Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Ihre Telefonnummer, den gewählten Termin und Ihre Angaben in unserem Auftrag. Unsere Kundenverwaltung liest die Termine, die für heute und morgen gebucht sind, damit wir Sie dem richtigen Kunden zuordnen können (Abschnitt 13). Calendly ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; mit Calendly besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für den Besuch der Calendly-Seite gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Calendly.

9. Links zu Bewertungen

Unsere Bewertungen bei Google und ProvenExpert zeigen wir als Text mit Link. Es werden keine Inhalte dieser Anbieter geladen. Erst wenn Sie einen Link öffnen, verarbeiten die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, bzw. die Expert Systems AG (ProvenExpert), Quedlinburger Straße 1, 10589 Berlin, Ihre Daten in eigener Verantwortung.

10. Kundenapp Insurgo

Unsere Kunden können eine App nutzen, um Verträge einzusehen, Dokumente hochzuladen, Schäden zu melden und mit uns zu schreiben. Technischer Dienstleister ist die Insurgo GmbH, Französische Straße 20, 10117 Berlin, als Auftragsverarbeiter. Beim Herunterladen verarbeiten die App-Stores die dafür nötigen Daten in eigener Verantwortung.

• Registrierung, Anmeldung und Nutzerprofil dienen der Bereitstellung der App (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei der Registrierung speichern wir zusätzlich IP-Adresse und Zeitpunkt zur Absicherung unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Geräte- und Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, Gerätekennung und Betriebssystem verarbeiten wir zur Bereitstellung, Fehlerbehebung und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach der Sitzung wird die IP-Adresse gekürzt.
• Chat und hochgeladene Dokumente verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Gesundheitsdaten verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
• E-Mail-Benachrichtigungen über neue Dokumente erhalten Sie nur, wenn Sie sie in den Einstellungen einschalten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dort können Sie sie jederzeit wieder abschalten.

Dabei können Daten an Unterauftragnehmer in den USA übermittelt werden; die Übermittlung ist durch EU-Standardvertragsklauseln oder die Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert. Im Übrigen gilt unsere Datenschutzinformation für Kunden.

11. Profile in sozialen Netzwerken

Wir sind vertreten auf Facebook (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland), XING (New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg) und mit einem Google Unternehmensprofil (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Wir nutzen diese Profile, um über unsere Leistungen zu informieren und mit Ihnen in Kontakt zu treten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Anbieter verarbeiten Ihre Daten in eigener Verantwortung, auch zu Werbezwecken und möglicherweise außerhalb der EU. Für die Statistikfunktion „Seiten-Insights“ auf Facebook sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich; die Vereinbarung finden Sie unter facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum. Ihre Rechte können Sie am wirksamsten direkt beim jeweiligen Anbieter geltend machen; wir unterstützen Sie dabei.

12. Kundenservice-Seite und Schnellschaden-Meldung: Formulare, Dateien und elektronische Unterschrift

Auf unserer Kundenservice-Seite (service.formatplus.digital) können Sie Schäden und Unfälle melden, Unterlagen hochladen, Änderungen mitteilen, uns eine Nachricht schicken und Unterlagen wie den Maklervertrag oder die Maklervollmacht elektronisch unterschreiben. Wir verarbeiten Ihre Angaben und Dateien, um Ihr Anliegen zu bearbeiten, es an den zuständigen Versicherer weiterzugeben und Sie bei Rückfragen zu erreichen.

Dieselbe Technik nutzt die Schnellschaden-Meldung von Omnio Sport (omnio-sport.de/meldung). Dort machen Sie erste Angaben zu sich und Ihrem Unfall, damit wir Ihren Fall einschätzen und Sie kontaktieren können. Diese Angaben speichern wir in einem eigenen Bereich für den Schadenservice; die Benachrichtigung geht an schaden@formatplus.digital. Alles Weitere in diesem Abschnitt gilt dafür genauso.

Übermittlung und Speicherung. Beim Absenden überträgt Ihr Browser Ihre Angaben, die erstellten Dokumente und Ihre Dateien verschlüsselt an unseren Server bei Netlify (Abschnitt 3). Von dort gehen sie ohne dauerhafte Zwischenspeicherung in unseren Speicher bei Microsoft 365 (OneDrive) der Microsoft Ireland Operations Limited (Abschnitt 6), die als Auftragsverarbeiter tätig ist. Über den Eingang informiert uns eine E-Mail, die wir über unser Postfach bei der STRATO GmbH (Abschnitt 3) verschicken. Sie enthält nur Ihren Namen, das Anliegen, Ihre Kontaktdaten und einen Link zum Vorgang, keine Gesundheits- oder Bankdaten.

Bearbeitung in unserer Schadenakte. Schadenmeldungen, Unfallmeldungen und Schnellschaden-Meldungen bearbeiten wir in unserer digitalen Schadenakte. Die Software läuft auf Servern von Microsoft Azure in Deutschland (Microsoft Ireland Operations Limited, Abschnitt 6) und wertet Ihre Angaben und Unterlagen auch mithilfe künstlicher Intelligenz aus (Claude der Anthropic Ireland, Limited, Abschnitt 5; Übermittlung in die USA auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln). Die Software ordnet zu, fasst zusammen und schlägt Schreiben vor. Jedes Ergebnis prüfen wir selbst, nichts wird ohne unsere Freigabe verschickt, und die Software trifft keine Entscheidungen (Abschnitt 19). Gesundheitsdaten wertet sie nur aus, wenn Ihre Einwilligung vorliegt. Für Kunden des Schadenservice von Omnio Sport gilt zusätzlich unsere Datenschutzinformation für den Schadenservice (PDF).

Verträge aus hochgeladenen Versicherungsscheinen. Laden Sie im Kundenservice Versicherungsscheine hoch, zum Beispiel beim Maklerauftrag, liest unsere Software sie mithilfe künstlicher Intelligenz aus (Claude der Anthropic Ireland, Limited, Abschnitt 5), um Gesellschaft, Vertragsnummer, Beitrag und Laufzeit für Ihren Vertragsbestand vorzuschlagen. Jeden Vorschlag prüfen wir selbst, bevor er übernommen wird. Enthält ein Dokument Gesundheitsangaben, übernimmt die Software daraus keine Werte.

Vorausgefüllte Links. Wenn wir Ihnen einen Link zu einem Formular schicken, können darin Angaben stehen, die wir schon kennen, zum Beispiel Name, Anschrift, Versicherer, Vertragsnummer oder Kennzeichen, damit Sie sie nicht neu eintippen müssen. Sie stehen im Teil der Adresse nach dem Zeichen #. Dieser Teil wird nicht an unseren Server übertragen; die Seite trägt die Angaben ins Formular ein und entfernt sie sofort aus der Adresse. Bankverbindungen schicken wir nie in einem Link. Bei Übertragungen zwischen zwei Personen (zum Beispiel beim Schadenfreiheitsrabatt) enthält der Link auch die Angaben der anderen Person, soweit sie für das Formular nötig sind.

Fotos und Dateien. Fotos verkleinert Ihr Browser vor dem Hochladen. Für jede Datei bilden wir eine Prüfsumme, mit der sich später feststellen lässt, dass die Datei unverändert ist.

Elektronische Unterschrift und Nachweis. Unterschreiben Sie ein Dokument, speichern wir das Bild Ihrer Unterschrift zusammen mit Datum und Uhrzeit, Ihrer IP-Adresse, der Kennung Ihres Browsers und einer Prüfsumme des Dokuments. Dieselben Angaben halten wir fest, wenn Sie ein Formular ohne Unterschrift absenden. Sie dienen dem Nachweis, wann und von wem eine Erklärung abgegeben wurde. Merkmale Ihres Schreibverhaltens wie Schreibgeschwindigkeit oder Druck erfassen wir auf dieser Seite nicht.

Gesundheitsdaten. Angaben zu Verletzungen, Diagnosen und Behandlungen, etwa in der Unfallmeldung oder der Schnellschaden-Meldung, verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie im Formular erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Angaben zu Verletzungen anderer Personen in einer Haftpflicht- oder Kfz-Schadenmeldung verarbeiten wir, um Ansprüche gegen Sie zu prüfen und abzuwehren (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO).

Rechtsgrundlagen. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maklervertrag, Schadenmeldung, Vertragsänderung). Für den Nachweis von Unterschrift und Absendung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, abgegebene Erklärungen belegen zu können. Wie lange wir die Unterlagen aufbewahren, steht in Abschnitt 18.

13. Unsere Kundenverwaltung

Für unsere Kunden und Interessenten führen wir eine digitale Kundenverwaltung. Die Software läuft auf Servern von Microsoft Azure in Deutschland; die Ablage liegt in unserem Speicher bei Microsoft 365 (OneDrive) der Microsoft Ireland Operations Limited (Abschnitt 6) als Auftragsverarbeiter. Zugriff haben nur Daniel Haydn und Mitarbeiter, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und sich mit einem persönlichen Konto anmelden. Innerhalb dieses Kreises sind alle Angaben sichtbar; wir verdecken nichts.

Welche Daten wir führen:

• Stammdaten und Kontaktdaten: Name, Anrede, Titel, Anschrift, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail, wie Sie angesprochen werden möchten (du oder Sie), Vermerke zu Ihren Wünschen (zum Beispiel keine Serienmails).
• Angaben zur Person, soweit Sie sie uns mitteilen: Familienstand, Beruf, berufliche Stellung, Arbeitgeber, Krankenkasse.
• Verträge und Vertragsdaten: Versicherer, Sparte, Vertragsnummer, Beginn, Ablauf, Beitrag, Zahlweise, Status, versichertes Risiko (zum Beispiel Fahrzeug, Gebäude, versicherte Person), Schadenverlauf und Schadenfreiheitsklassen.
• Bankverbindungen (IBAN, Kontoinhaber), soweit für den Beitragseinzug oder Ihre Verträge erforderlich.
• Ausweis (Nummer und Gültigkeit), Führerschein (Nummer und Ausstellungsdatum), Steuer-Identifikationsnummer sowie Kopien von Ausweis und Führerschein, nur soweit ein Antrag, eine Vertragsübertragung, die Übernahme eines Schadenfreiheitsrabatts oder ein Vertrag es erfordert. Diese Angaben stehen nie in Auswertungslisten und nie in E-Mails. An die künstliche Intelligenz gehen sie nur in dem Fall, der in Abschnitt 14 beschrieben ist. Im Verlauf der Kundenakte steht bei einer Änderung nur, dass sie geändert wurde, nicht der Wert.
• Dokumente und Schriftverkehr: Anträge, Policen, Nachträge, Beitragsrechnungen, Kündigungen, E-Mails und Nachrichten, auch Vermerke zu WhatsApp-Nachrichten; Notizen und Vermerke von uns zu Gesprächen und Absprachen.
• Verknüpfungen zwischen Kunden, damit wir Familien und Firmen richtig betreuen: Partner, Kinder und Eltern, Firma und Inhaber.
• Gesundheitsangaben, soweit sie in Anträgen oder Unterlagen der Personenversicherung (Kranken, Leben, Berufsunfähigkeit, Unfall) oder bei einem Leistungsfall stehen, nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Woher die Daten stammen: von Ihnen selbst (Gespräche, Formulare, Kundenapp, Unterlagen), von Versicherern (regelmäßige Bestandsdaten im Format des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft), von der VEMA Versicherungsmakler Genossenschaft eG (Dokumente zu Ihren Verträgen) und aus unserer bisherigen Maklerverwaltung Insurgo.

Interessenten sind Personen, mit denen noch kein Vertrag besteht. Wir führen ihre Angaben, bis sie Kunde werden oder wir sie nach der in Abschnitt 18 genannten Frist löschen.

Mitversicherte und andere Personen. Ist jemand in einem Vertrag mitversichert, zum Beispiel ein Kind oder ein Partner, oder nennt uns ein Kunde Angaben zu Dritten (abweichender Kontoinhaber, bisheriger Halter eines Fahrzeugs), erhalten wir deren Daten vom Versicherungsnehmer oder vom Versicherer. Wir führen sie, um den Vertrag zu verwalten und im Schadenfall zu helfen (Art. 14 DSGVO). Eine mitversicherte Person bekommt von uns keine Werbung, keine Serien- und Sammelmails und keine Service-Nachrichten, wenn sie nicht selbst Kunde ist. Für Kinder unter 18 Jahren richten wir Glückwünsche an die Eltern. Auch diesen Personen stehen die Rechte aus Abschnitt 20 zu.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maklervertrag und seine Anbahnung), lit. c (gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel §§ 61, 62 VVG, § 147 AO) und lit. f (geordnete Betreuung des Bestands, Sicherheit unserer Systeme, Nachweis von Erklärungen), für Gesundheitsangaben Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Ohne die für den Maklervertrag erforderlichen Daten können wir Sie nicht beraten und keine Verträge für Sie betreuen.

14. Künstliche Intelligenz in der Kundenverwaltung

In unserer Kundenverwaltung unterstützt uns künstliche Intelligenz (Claude der Anthropic Ireland, Limited, Dublin). Sie liest Versicherungsunterlagen aus und schlägt Zuordnungen vor, fasst Dokumente und Vorgänge zusammen, entwirft Antworten und Schreiben, beantwortet unsere Fragen zum eigenen Bestand und hilft beim Sortieren des Posteingangs. Sie ersetzt keine Beratung und trifft keine Entscheidung. Jedes Ergebnis prüft Daniel Haydn selbst. Nichts wird ohne seine Freigabe an Sie, an Versicherer oder an Dritte verschickt.

Was die KI bekommt und was nicht. Sie erhält nur die Angaben, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind, zum Beispiel den Text eines Dokuments oder einer E-Mail, die Eckdaten eines Vertrags und unsere Notizen dazu. Bei Auswertungen des Bestands erhält sie nur die Frage und die Namen der Felder, keine Kundendaten. Ausweis-, Führerschein- und Steuernummern, Kennwörter und Zugangsdaten erhält die KI in unserer Kundenverwaltung nicht. Eine Ausnahme gilt, wenn wir für Sie ein Angebot zusammenstellen: Angebote und Unterlagen der Versicherer liest die KI dann vollständig aus, auch wenn darin eine Bankverbindung, eine Ausweis- oder eine Steuernummer steht. Solche Nummern übernimmt die Software nicht in Auswertungen, E-Mails oder Nachrichten. Gesundheitsangaben liest die KI nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, zum Beispiel bei einem Angebot mit Gesundheitsfragen in Ihrem Beratungsraum. Ohne Einwilligung übernimmt die Software sie nicht und gibt sie nicht zurück.

Wer in diese Verarbeitung einbezogen ist.

• Bestandskunden. Kunden, die schon vor dem 7. Oktober 2026 bei uns im System waren und mindestens einen Vertrag haben, der am 7. Oktober 2026 oder früher begonnen hat, sind für alle Funktionen der Kundenverwaltung einschließlich der KI freigeschaltet. Die neue Datenschutzinformation, die aktualisierte Einwilligung und die neue Vollmacht holen wir im Laufe des Jahres nach; bis dahin gilt für diese Kunden unsere bisherige Einwilligungserklärung weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Betreuung Ihrer Verträge); unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihren Bestand zuverlässig, schnell und fehlerarm zu betreuen. Soweit Unterlagen Gesundheitsangaben enthalten, stützen wir uns auf Ihre Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
• Neukunden. Wer ab dem 7. Oktober 2026 neu zu uns kommt, unterschreibt alle Unterlagen neu. Für diese Kunden bleibt die KI gesperrt, bis die Einwilligung und die Datenschutzerklärung vorliegen (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
• Widerspruch und Widerruf. Sie können dem Einsatz der KI für Ihre Daten jederzeit widersprechen oder Ihre Einwilligung widerrufen. Wir schalten die KI dann für Ihre Daten ab. Ein Widerruf des Maklervertrags und ein ausdrückliches Nein gehen vor.

Anthropic verarbeitet die Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO, überwiegend auf Servern in den USA, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training und löscht sie in der Regel nach 30 Tagen; nur Inhalte, die gegen die Nutzungsrichtlinien verstoßen, darf Anthropic länger aufbewahren.

15. Service-Nachrichten, Glückwünsche und Mitteilungen an Kunden

Wir schreiben unseren Kunden aus der Kundenverwaltung in diesen Fällen:

• Änderungs-Check: etwa alle 15 Monate fragen wir per E-Mail, ob sich bei Ihnen etwas geändert hat (Anschrift, Fahrzeug, Familie, Beruf, Bankverbindung), damit Ihr Schutz zu Ihrer Lage passt.
• Steuer-Übersicht: im November oder Dezember schicken wir Privatkunden eine Übersicht ihrer Verträge für die Steuererklärung.
• Glückwünsche und Mitteilungen: einen persönlichen Gruß zum Geburtstag und gelegentlich Hinweise zu Ihren Verträgen. Für Kinder unter 18 Jahren geht der Gruß an die Eltern.
• Sammelmails und Sammelnachrichten: Mitteilungen, die wir an mehrere Kunden schicken, gehen als einzelne Mail an jeden. Sie enthalten keine Angebote. Zwischen zwei solchen Mails an denselben Kunden liegen mindestens 21 Tage.

Wer unsere Nachrichten nicht möchte, sagt es uns formlos oder nutzt den Abbestell-Link in der Mail; wir vermerken das und schicken nichts mehr. Wir schreiben auch nicht an verstorbene Kunden, an Kunden, die ihre Vollmacht widerrufen haben, an archivierte Kunden und an Mitversicherte, die nicht selbst Kunde sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Service zu den bestehenden Verträgen) und lit. b; Sie können jederzeit widersprechen (Abschnitt 20). Werbung per Telefon, E-Mail oder Messenger schicken wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

16. Empfänger

Ihre Daten erhalten nur die in dieser Erklärung genannten Stellen:

• Versicherer, bei denen wir auf Ihren Wunsch ein Angebot einholen, einen Antrag stellen, Änderungen melden oder Leistungen geltend machen, sowie Maklerpools, über die wir arbeiten, namentlich die VEMA Versicherungsmakler Genossenschaft eG, Unterkonnersreuth 31, 95500 Heinersreuth, und die Fonds Finanz Maklerservice GmbH, Riesstraße 25, 80992 München. Springt Daniel Haydn aus der Kundenverwaltung in das Extranet der VEMA, gehen die Stammdaten des einen Kunden an die VEMA.
• Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO): Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365, Azure), Anthropic Ireland, Limited (KI, Abschnitt 14), Netlify, Inc. (Übertragung der Formulare), STRATO GmbH (Versand von Benachrichtigungen, Domains), Calendly LLC (Terminbuchung), die Insurgo GmbH (Kundenapp), ein Dienstleister für WhatsApp-Nachrichten und ein externer Dienstleister, der uns im Innendienst unterstützt. Sie dürfen Ihre Daten nicht für eigene Zwecke verwenden.
• Rechtsanwälte, Sachverständige, Ärzte und Partner des Schadenservice, wenn Ihr Fall es erfordert und Sie zustimmen.
• Steuerberater und Buchhaltung, soweit Rechnungsdaten betroffen sind, und Behörden, soweit wir gesetzlich verpflichtet sind.

Eine aktuelle Liste unserer Geschäftspartner erhalten Sie auf Anfrage.

17. Übermittlung in Drittländer

In die USA gelangen Daten bei Netlify, Anthropic und Calendly, in Ausnahmefällen (technischer Support) bei Microsoft sowie, wenn Sie die Links nutzen oder uns über WhatsApp schreiben, bei WhatsApp und Meta. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) oder auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage. Unsere Kundenverwaltung selbst und ihre Ablage liegen in der EU, die Software in Deutschland.

18. Speicherdauer

• Kunden- und Vertragsdaten speichern wir für die Dauer des Maklervertrags. Danach bewahren wir Beratungsdokumentation und Vertragsunterlagen bis zum Ablauf der Verjährung möglicher Haftungsansprüche auf, in der Regel zehn Jahre, in Ausnahmefällen bis zu 30 Jahre (§ 199 Abs. 3 BGB). Steuerlich relevante Unterlagen bewahren wir nach den Fristen der Abgabenordnung auf (§ 147 AO), Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre.
• Daten von Interessenten und Anfragen ohne Vertragsschluss löschen wir spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt.
• Schadenakten des Schadenservice bewahren wir bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Abschluss auf.
• Ausweis-, Führerschein- und Steuernummern löschen wir auf Ihren Wunsch und sonst, sobald wir sie für Ihre Verträge nicht mehr brauchen und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Einwilligungen gelten bis zu Ihrem Widerruf.
• Solange Aufbewahrungspflichten bestehen, schränken wir die Verarbeitung ein, statt die Daten zu löschen.

19. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Das gilt auch für den Chat-Assistenten und die künstliche Intelligenz in unserer Kundenverwaltung. Versicherer können im Antragsverfahren automatisierte Entscheidungen treffen; darüber informieren sie Sie selbst.

20. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Eine formlose Nachricht an daniel@formatplus.digital genügt.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.